Privacy beleid

KoTé BV, met maatschappelijke zetel gelegen te Grote Markt 1, 3200 Aarschot en met ondernemingsnummer 0797.536.374 (hierna “KoTé”) engageert zich voor de bescherming van uw persoonsgegevens en draagt de privacy van de gebruikers van onze website, onze klanten en onze contacten hoog in het vaandel. Dit betekent dat wij al het mogelijke in het werk stellen om jouw privacy zoveel mogelijk te beschermen en ervoor te zorgen dat je ons met een gerust en gerechtvaardigd gevoel je gegevens kan toevertrouwen, zonder dat daarvan misbruik wordt gemaakt. 

Tijdens je bezoek aan onze website(s), wanneer wij een dienst voor jou uitvoeren of wij met jou communiceren is het mogelijk dat je met ons persoonlijke informatie deelt, zodat wij jou niet enkel kunnen identificeren als individu (bijvoorbeeld je naam en voornaam, je e-mailadres, je thuisadres, je vast of mobiel telefoonnummer, etc.) maar tevens ook op uw vragen kunnen antwoorden of diensten kunnen leveren. Dit zijn de persoonsgegevens waarover hieronder gesproken wordt. Door het gebruik van onze website www.kote.be of onze diensten aanvaard je onvoorwaardelijk deze privacyverklaring alsook de algemene gebruiksvoorwaarden. 

Wat kan er verstaan worden onder de “verwerking van gegevens” en wie is daarvoor verantwoordelijk? 

Elk soort van behandeling van persoonsgegevens wordt hiermee bedoeld. Dit begrip bevat o.m. een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

De verwerking van persoonsgegevens gebeurt via deze website en andere wijzen waarop KoTé deze gegevens kan ontvangen, zoals e-mail, fax, briefwisseling of contact formulieren. KoTé is verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Waarom worden uw persoonsgegevens verwerkt?

Jouw persoonsgegevens worden enkel gebruikt in zoverre dit nodig is om het gerechtvaardigd belang van KoTé na te streven:

• om de beveiliging en de gebruikservaring van de website te optimaliseren;
• om de inhoud van de website te verbeteren en statistieken bij te houden m.b.t. het gebruik van de website; en/of
• om een klantendatabase te onderhouden en je op de hoogte te houden van interessant nieuws.

Op verzoek of met jouw toestemming kunnen we deze gegevens ook gebruiken:

• om jouw vragen of verzoeken te beantwoorden;
• om je informatie te bezorgen (incl. het versturen van nieuwsbrieven en de organisatie van evenementen);
• om jouw sollicitatie te behandelen;
• om jou onze dienstverlening aan te bieden en/of uit te voeren;
• voor alle andere doeleinden waarvoor je je akkoord hebt gegeven.

Wat gebeurt er met uw persoonsgegevens?

1. De gegevens die je ons zelf meedeelt

Gebruik van een contact formulier op onze website

Wanneer je gebruik maakt van een contact formulier, wordt gevraagd contactgegevens in te vullen. Zo deel je met ons persoonsgegevens (je e-mailadres en naam, voornaam, adres, telefoonnummer, foto, afhankelijk van wat je zelf in jouw bericht schrijft). Deze gegevens worden gebruikt om onze mogelijke verplichtingen met, en de dienst voor jou te kunnen uitvoeren, om vragen te beantwoorden en voor directe marketingdoeleinden.

Deze gegevens worden opgeslagen op beveiligde servers van KoTé of deze van (een van) haar verwerker(s) (bv. hostingbedrijf), die eveneens strikt gebonden is tot vertrouwelijkheid m.b.t. uw persoonsgegevens.

2. De gegevens die op basis van uw gebruik van de website, worden verzameld

Wij verzamelen gegevens over de manier waarop je gebruik maakt van onze diensten en website, evenals de gegevens over jouw computer of andere soort apparaten die je gebruikt om toegang te krijgen tot onze diensten. Op die manier zijn wij in staat onze diensten nog beter af te stemmen op jouw noden en interesses. Wij maken bovendien gebruik van cookies om gegevens te verzamelen over het gebruik van de diensten.

3. De gegevens afkomstig van derden

KoTé ontvangt jouw persoonsgegevens in principe niet via derden. Wij verzamelen of gebruiken geen informatie voor andere doeleinden dan de doeleinden die in deze privacyverklaring worden omschreven, tenzij wij van tevoren uw uitdrukkelijke toestemming hiervoor hebben verkregen.

KoTé verwerkt als gegevensverwerker persoonsgegevens ten behoeve van haar klanten. In dit opzicht is het mogelijk dat KoTé jouw persoonsgegevens heeft ontvangen van haar klant met de opdracht deze persoonsgegevens te verwerken volgens instructies van de klant. KoTé zal deze gegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken en is beperkt tot het verwerken van deze persoonsgegevens voor de doeleinden die door haar klant werden bepaald.

4. Gegevensverwerkers (processors)

Het is mogelijk dat jouw persoonsgegevens worden verwerkt door een gegevensverwerker indien dit noodzakelijk zou zijn voor de goede dienstverlening en om aan de specifieke verzoeken van de klant/prospect/contact te kunnen beantwoorden (bv. het CRM-systeem van KoTé of een hostingbedrijf dat in opdracht van KoTé diensten levert).

KoTé zal er steeds op toezien dat elke gegevensverwerker die in haar opdracht gegevens verwerkt voldoet aan de normen van de heersende privacywetgeving en, voor zover deze gegevensverwerker niet binnen de Europese Economische Ruimte zou gesitueerd zijn, dat zij onderworpen is aan vergelijkbare databeschermingsregelgeving zoals dat in de EER van toepassing is (voor meer informatie kan je hier terecht: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/rules-international-data-transfers_en?prefLang=nl). In de mate van het mogelijke zal KoTé hiervoor de nodige garanties zoeken van deze derde partij/gegevensverwerker m.b.t. de adequate beveiliging en bescherming van persoonsgegevens dat zij zou ontvangen van KoTé. 

Hoelang worden persoonsgegevens bewaard?

KoTé zal de persoonsgegevens die het verwerkt niet langer bewaren dan nodig om de doeleinden die in deze privacyverklaring uiteengezet worden en waarvoor de persoonsgegevens verzameld werden, te bereiken.

De persoonsgegevens die je ons meedeelt in het kader van onze contractuele relatie of wanneer je ons een vraag stelt, worden bewaard gedurende een termijn die van belang is om jou diensten te leveren of vragen te beantwoorden, rekening houdende met de contractuele en/of wettelijke verplichtingen die wij kunnen hebben om deze gegevens te bewaren. Zo is elke onderneming, ook KoTé, bijvoorbeeld wettelijk verplicht om bepaalde documenten gedurende een zekere termijn te bewaren (personeelsdossier, facturen, …). Persoonsgegevens die je ons hebt meegedeeld in het kader van een sollicitatie, worden door ons voor een periode van 2 jaar bewaard na de initiële sollicitatie. Op die manier is het voor ons mogelijk om te verifiëren of jij in het verleden al bij ons gesolliciteerd hebt of kunnen wij je opnieuw contacteren indien er op dat ogenblik een vrije positie bestaat die beter of opnieuw past bij jouw profiel.

Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd en beschermd?

Wij streven naar de best mogelijke bescherming van uw persoonsgegevens. Medewerkers van KoTé, alsook deze van verwerkers of enige andere derde die strikt gebonden zijn tot de vertrouwelijkheid m.b.t. jouw persoonsgegevens, zijn opgeleid om correct om te gaan met persoonsgegevens.

Wij nemen de gepaste technische en organisatorische maatregelen om voor een beveiligingsniveau te zorgen dat op de mogelijke risico’s is afgestemd, waarbij o.m. rekening wordt gehouden met de stand van de techniek, uitvoeringskosten, de aard, omvang en context, de verwerkingsdoeleinden en de risico’s voor uw rechten en vrijheden. Hoewel wij de hoogst mogelijke beveiliging nastreven, kan een datalek, bijvoorbeeld als gevolg van een hacking, nooit volledig worden uitgesloten.

Bij een inbreuk in de beveiliging waaruit mogelijks een risico kan voortkomen voor jouw rechten en vrijheid, zijn wij gehouden dit datalek, de details en de mogelijke risico’s te melden aan de gegevensbeschermingsautoriteit en dit zonder onredelijke vertraging en alleszins binnen de 72 uur nadat wij kennis hebben genomen van het mogelijke datalek.

Wanneer de inbreuk op de veiligheid mogelijks een groot risico inhoud voor jouw rechten en vrijheden, zijn wij tevens gehouden jou hiervan zo snel mogelijk in kennis te stellen, tenzij (1) wij passende technische en organisatorische beschermingsmaatregelen hebben genomen en deze maatregelen toegepast zijn op de persoonsgegevens die getroffen zijn door de inbreuk, vooral de maatregelen die de persoonsgegevens onbegrijpelijk maken voor onbevoegden, zoals versleuteling, (2) wij achteraf maatregelen hebben genomen om ervoor te zorgen dat het hoge risico voor jouw rechten en vrijheden zich waarschijnlijk niet meer zal voordoen en (3) wanneer de mededeling onevenredige inspanningen zou vergen. In dat geval komt er in de plaats daarvan een openbaar bericht of een soortgelijke maatregel waarbij de betrokkenen even doeltreffend worden geïnformeerd.

Wat zijn jouw rechten m.b.t. uw persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens zijn en blijven jouw persoonsgegevens. Je behoudt de volledige controle.

Wij passen dan ook optimale transparantie, behoorlijkheid en rechtmatigheid toe t.o.v. jou voor het gebruik ervan, waarbij je de controle behoudt van jouw persoonsgegevens en wat daarmee gebeurt. Hieronder wordt uiteengezet wat uw wettelijke rechten zijn m.b.t. je persoonsgegevens.

1. Het recht om uw gegevens in te zien

Je hebt het recht om op ieder ogenblik aan ons te vragen welke gegevens wij over jou bezitten en/of in welke mate deze verwerkt worden. Indien jouw persoonsgegevens verwerkt worden, heb je tevens het recht inzage te verkrijgen van die persoonsgegevens, waarom deze worden verwerkt, aan wie de persoonsgegevens verstrekt worden en de duur van de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Je hebt ook recht op een kopie van jouw persoonsgegevens die worden verwerkt, dat jou kosteloos zal worden verstrekt. Indien je bijkomende kopieën vraagt, kunnen wij hiervoor een redelijke vergoeding aanrekenen op basis van de administratieve kosten die hiermee gepaard gaan. Indien je elektronisch jouw verzoek tot een kopie indient, zal jou deze kopie in een gangbare elektronische vorm worden verstrekt, tenzij je om een andere regeling verzoekt. Hou er rekening mee dat wij om een bewijs van identiteit kunnen vragen om te verifiëren dat de persoonsgegevens waarvan je de inzage of kopie vraagt, de jouwe zijn.

2. Het recht om uw gegevens te verbeteren

Je mag ons te allen tijde verzoeken uw onjuiste persoonsgegevens te corrigeren of, indien deze onvolledig zijn, aan te vullen. Iedere gegevensverwerker die de persoonsgegevens heeft ontvangen en/of heeft verwerkt, zal door ons onmiddellijk op de hoogte worden gesteld van uw verzoek tot verbetering, tenzij dit onmogelijk zou blijken te zijn of onevenredig veel inspanning vergt. Hou er opnieuw rekening mee dat wij om een bewijs van identiteit kunnen vragen om te verifiëren dat de persoonsgegevens waarvan je de verbetering vraagt, de jouuwe zijn.

3. Het recht om uw gegevens te laten wissen

Je hebt het recht ons te verzoeken om zonder onredelijke vertraging jouw persoonsgegevens te wissen. Wij kunnen je om een bewijs van identiteit vragen om te verifiëren dat de persoonsgegevens waarvan je de verwijdering verzoekt, de jouwe zijn.

Wij zijn gehouden om zonder onredelijke vertraging jouw persoonsgegevens te wissen (1) wanneer de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld of verwerkt, (2) wanneer je je toestemming voor de verwerking van jouw persoonsgegevens intrekt en er geen andere rechtsgrond voor de verwerking bestaat (bijvoorbeeld de noodzaak tot verwerking van jouw persoonsgegevens voor de uitvoering van een overeenkomst tussen jou en KoTé), (3) wanneer je bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen andere prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking, (4) wanneer de persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt werden, (5) wanneer de persoonsgegevens moeten worden gewist krachtens een wettelijke verplichting die op ons rust.

Wanneer jouw persoonsgegevens aan een derde gegevensverwerker bekend werden gemaakt en wij gehouden zijn deze te wissen, nemen wij, rekening houdende met de beschikbare technologie en uitvoeringskosten, redelijke maatregelen, waaronder technische maatregelen, om elke gegevensverwerker die de persoonsgegevens verwerken, ervan op de hoogte te stellen dat je verzocht hebt om iedere koppeling naar, kopie of reproductie van uw persoonsgegevens te wissen.

Het bovenstaande is niet van toepassing voor zover de verwerking van uw persoonsgegevens nodig is (1) voor de uitoefening van het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie, (2) voor het nakomen van5 een wettelijke verwerkingsverplichting die op KoTé rust, (3) met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistieken en (4) voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

4. Het recht om de beperkte verwerking van uw gegevens te vragen

Je hebt ook het recht om ons te vragen de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken indien één van de volgende vier situaties zich voordoet:

• je betwist de juistheid van de persoonsgegevens: In dat geval kan de verwerking van uw gegevens beperkt worden voor de tijd die wij nodig hebben om de juistheid na te gaan;
• je verzoekt de beperking van het gebruik van uw persoonsgegevens in plaats van de verwijdering wanneer de verwerking onrechtmatig is gebeurd;
• wij hebben uw gegevens niet langer nodig maar je hebt ze zelf nog nodig om jouw rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen voor een rechtbank;
• wanneer je bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens, kan de verwerking beperkt worden in afwachting van het antwoord of onze gerechtvaardigde gronden eventueel zwaarder zouden doorwegen dan de jouwe.

Indien de verwerking van jouw persoonsgegevens in één van de vier voorgaande situaties wordt beperkt, dan kunnen deze persoonsgegevens slechts opnieuw verwerkt worden (1) met jouw toestemming, (2) voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering, (3) wanneer de rechten van een andere natuurlijke persoon of rechtspersoon moeten worden beschermd of (4) om redenen van zwaarwegend algemeen belang.

Iedere gegevensverwerker die de persoonsgegevens heeft ontvangen en/of heeft verwerkt, zal door ons onmiddellijk op de hoogte worden gesteld van uw verzoek tot verwerkingsbeperking, tenzij dit onmogelijk zou blijken te zijn of onevenredig veel inspanning vergt.

Je kan deze rechten uitoefenen door een e-mail te sturen aan vraagje@kote.be. Gelieve rekening te willen houden met het feit dat wij om bijkomende informatie (bijvoorbeeld een kopie van je identiteitskaart) kunnen vragen om je te kunnen identificeren vooraleer wij gevolg zouden geven aan uw verzoek.

5. Het recht op teruggave van jouw persoonsgegevens en het recht om deze door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke

Indien de verwerking van jouw persoonsgegevens berust op toestemming of op een overeenkomst, heb je het recht om de gegevens die je ons toevertrouwt, terug te vragen of ons te vragen, voor zover dit technisch mogelijk is, om jouw persoonsgegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, zodat je makkelijk kan overschakelen naar een andere dienstenleverancier.

6. Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens

Indien de verwerking gebaseerd is op jouw toestemming of op een overeenkomst, kan je kosteloos je toestemming steeds intrekken, dan wel de overeenkomst beëindigen. Wanneer de verwerking van jouw persoonsgegevens gebaseerd is op een algemeen belang of op een gerechtvaardigd belang van diegene die jouw gegevens verwerkt, kan je hiertegen te allen tijde bezwaar maken vanwege redenen m.b.t. uw specifieke situatie. Wij zullen de verwerking vervolgens staken, tenzij wij kunnen aantonen dat de dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zwaarder wegen dan jouw belangen, rechten en vrijheden of wanneer deze verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Je hebt steeds het recht om je kosteloos en zonder motivering te verzetten tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens voor directe marketing. De verwerking van jouw persoonsgegevens voor directe marketing zal naar aanleiding van je verzoek onmiddellijk worden stopgezet.

7. Klachten

Indien je van mening bent dat de verwerking van jouw persoonsgegevens een inbreuk is op de heersende privacywetgeving, heb je, onverminderd andere mogelijkheden van een voorziening in rechte of een administratief beroep, het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Je hebt tevens het recht om voor een Belgische rechtbank een voorziening in rechte in te stellen tegen de Gegevensbeschermingsautoriteit wanneer jouw klacht niet behandeld wordt, indien je binnen de drie maanden geen informatie hebt gekregen over de vooruitgang of de uitkomst van uw klacht of wanneer je je verongelijkt voelt door het juridisch bindend besluit dat de Gegevensbeschermingsautoriteit heeft genomen.

Onverminderd jouw recht om bij de Gegevensbeschermingsautoriteit een klacht in te dienen, heb je ook het recht om een voorziening in rechte in te stellen tegen en eventueel, voor zover je dit effectief in detail kan aantonen, een schadevergoeding te vragen van de verwerkingsverantwoordelijke indien je de mening toegedaan bent dat jouw rechten uit hoofde van de heersende privacywetgeving geschonden zijn.

Het gebruik van “cookies”

Tijdens je bezoek aan onze website kunnen 'cookies' op de harde schijf van jouw computer geplaatst worden. Voor meer informatie, kan j ons cookiebeleid lezen.

Wijzigingen

Eventuele aanpassingen en/of veranderingen van deze website of andere wijzen waarop wij gegevens verzamelen en verwerken, kunnen leiden tot wijzigingen in deze privacyverklaring. KoTé kan tevens verplicht worden deze privacyverklaring aan te passen aan de nieuwe wetgeving en/of aanbevelingen van de Gegevensbeschermingsautoriteit of aanbevelingen van de Europese Databeschermingsautoriteit. Wij houden je van deze wijzigingen op de hoogte via onze website. Het is daarom raadzaam om regelmatig onze website en deze privacyverklaring te raadplegen.

Toepasselijk recht en bevoegde rechtbanken

Deze privacyverklaring valt onder de uitsluitende toepassing van het Belgische recht. In geval van een betwisting over de geldigheid, toepassing, interpretatie of handhaving van deze privacyverklaring, zijn enkel de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Leuven bevoegd om kennis te nemen van dergelijke geschillen.

Vooraleer gerechtelijke stappen ondernomen zouden worden, verklaar je je uitdrukkelijk akkoord met de wederzijdse intentie om het geschil eerst minnelijk proberen op te lossen door elkaar rechtstreeks te contacteren.

Vragen en feedback

We controleren op zeer regelmatige basis of we aan de geldende privacywetgeving en aan dit privacy beleid voldoen. Als je toch vragen hebt of verdere uitleg had gewenst over dit privacy beleid, kan je met ons contact opnemen via de onderstaande gegevens:

KoTé BV

Grote Markt 1

3200 Aarschot

BE0797.536.374

Tel.: +32(0)496 59 84 34

e-mail: vraagje@kote.be